Tietosuojaseloste

Asuntamo Oy:n tietosuojaseloste

Tämä on Asuntamo Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste, joka on laadittu 23.5.2018. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Asuntamo OY

Yhteystiedot:
Microkatu 1
70210 Kuopio

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Asuntamo Oy / Timo Ovaskainen
Microkatu 1
70210 Kuopio
puhelin 050 310 7441
timo.ovaskainen@asuntamo.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä ovat seuraavien tahojen tiedot:

  • Asuntamo Oy:n ja yrityksen omistamien tuotemerkkien asiakkaat
  • Yhteisprojektien asiakkaat
  • Potentiaaliset asiakkaat
  • Yhteistyökumppanit
  • Uutiskirjeen tilaajat

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • Asiakas- ja kumppanuussuhteen hoitaminen
  • Rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella (esim. tilaukset, laskutus, perintä, yhteydenotot, asiointi, asiakaskyselyt, asiakassuhteen hoitaminen, palveluiden kehittäminen, raportointi)
  • Asiakasviestinnän perusteella (esim. markkinointi, tiedotus, palveluiden esittely, tapahtumat)
  • Suostumuksen perusteella (esim. messuilla kerätty potentiaalilista, lomakkeelle kysytty lupa markkinointiin, uutiskirjeen tilaaminen)
  • Yhteistyöprojektien perusteella

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja voidaan käyttää myös profilointiin sekä markkinointitoimenpiteiden tai asiakasviestinnän kohdentamiseksi

3. Henkilötietoryhmät ja rekisterin talletettavat henkilötiedot

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavien henkilötietoryhmien tietoja

  • Asiakasyhteisöjen yhteyshenkilöt
  • Uutiskirjeen tilanneet

Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia perustietoja ja markkinointiin liittyviä tietoja:

Henkilöiden yhteystiedot:

  • nimi
  • osoite
  • sähköposti
  • puhelinnumero
  • tehtävä
  • organisaatio
  • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • rekisteröityyn kohdistetut asiakasviestintä- tai suoramarkkinointitoimenpiteet sekä tiedot siitä, miten rekisteröity on niitä hyödyntänyt

Asiakastiedot (Yritysten ja yhteisöjen organisaatiotiedot henkilöiden tietojen lisäksi)

  • y-tunnus
  • osoite
  • laskutustiedot
  • markkinointiluvat ja -kiellot
  • tiedot tuotteista / palveluista, jotka asiakkaalle on toimitettu
  • toteutetut asiakas- tai yhteistyöprojektit

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen timo.ovaskainen@asuntamo.fi.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.  Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna. Rekisterinpitäjä varmentaa tietopyynnön yhteydessä rekisteröidyn henkilöllisyyden.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
  • asiakkaalta itseltään esimerkiksi www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
  • yhteistyökumppaneilta asiakasprojektien yhteydessä edellyttäen, että tähän on olemassa lupa tai muu perusteltu syy

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Asuntamo Oy:n ulkopuolelle.  Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

8. Käsittelyn kesto

  • Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa tai kun se asiakkuuden kannalta on tarpeellista.
  • Asiakkaalta pyydetään lupa asiakkuuden päättyessä tietojen säilyttämiseen tai käyttöön
  • Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Aineisto tulostetaan vain tarvittaessa. Manuaalisessa muodossa olevia henkilötietoja säilytetään rekisterinpitäjän lukituissa toimitiloissa lukituissa kaapeissa. Tulosteet tuhotaan käytön jälkeen.

Sähköisesti tallennetut tiedot: Rekisterien käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti ja tiedot on suojattu esim. palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisteriin liittyvien ICT-laitteiden tai ohjelmistojen käyttö edellyttää tunnistautumista.

Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Voimme kerätä tai päivittää käyttäjää koskevia tietoja myös kolmansien osapuolten tarjoamista lähteistä, kuten viranomaisten julkisista rekistereistä tai yksityisistä rekisteripalveluista (esim. Fonecta). Lisäksi markkinointikieltoihin liittyen saatamme saada tietoja kieltorekistereistä esim. Mailjet)

Käyttäessäsi verkkosivustojamme voimme kerätä monenlaisia tietoja, kuten käyttämäsi selain ja laite, IP-osoitteesi, sijaintisi, sivusto jolta saavuit, mihin käytit tai et käyttänyt sivustoamme/sovellustamme sekä sivusto, jolle siirryt sivustoltamme. Käyttäessäsi verkkosivustollamme jotain sosiaalisen median toimintoa ja kun teet julkaisuja sosiaalisen median alustoille, sosiaalisen median sivusto antaa meille tiettyjä tietoja sinusta.

Tietosuojaselostetta saatetaan ajoittain muuttaa julkaisemalla siitä uusi versio, joten ole hyvä ja tarkista seloste säännöllisesti.

Timo OvaskainenTietosuojaseloste